Friday, 21.11.2014 Today: Cecília Tomorrow: Klement

Štátna vedecká knižnica v Košiciach

Hlavná 10, 042 30 Košice, tel. +421918245888

nkatalog s Použite nový online katalóg, ktorý využíva open source software VuFind. Poskytuje prehľadné a intuitívne prostredie s možnosťou jednoduchého spresňovania dotazov. Umožňuje tiež objednávať a rezervovať dokumenty ako aj sledovať Vaše výpožičky a spravovať Vaše konto. Katalóg obsahuje Hlavný katalóg ŠVK v Košiciach(SCK). Historický fond ŠVK v Košiciach (HIS) nájdete tiež v novom katalógu.

|

|

Smernica platná pre vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov

Smernica platná pre vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov

V zmysle zákona č.431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č 595/2003 Z.z. O daniach z príjmov v znení neskorších noviel a doplnkov a zákona č.523/2004 o rozpočtových pravidlách verejnej správy, zákona č.291/2002 Z.z. o Štátnej pokladnici v znení neskorších zmien a doplnení, zákona č.278/1993 Z.z. o správe majetku štátu , v znení všetkých jeho noviel, platí pre vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov v ŠVK Košice táto smernica.

Smernica platná pre vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov

Časť I. Úvod

Účtovníctvo ŠVK sa vedie v zmysle zákona 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších zmien a doplnení a podľa Opatrenia MF SR z 11.12.2003, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie...

 

  1. Spôsob vedenia účtovníctva - Organizačná účtovná jednotka vedie syntetické a analytické účty podľa účtového rozvrhu na základe účtovej osnovy platnej pre rozpočtové organizácie, ktorá je prílohou tejto smernice. Spracovanie účtovníctva sa uskutočňuje pomocou aplikačného programového vybavenia „Jednotný Automatizovaný Systém Účtovníctva rozpočtových organizácií od S.U.P. Slovenské univerzálne programy
  2. Účtovné knihy:
    • Denník
    • Hlavná kniha
    • Zborník
    • Čerpanie rozpočt. prostriedkov - mesačná zostava
    • Pokladničná kniha pre rozpočtové hospodárenieKniha došlých a odoslaných faktúr
      • Štvrťročné zostavy : - Výkaz o plnení rozpočtu a o plnení vybraných finančných ukazovateľov rozpočtových organizácií štátu (FIN RO 1-04)
        • Súvaha (Súvaha Uč ROPO SFOV 1-01)
        • Časť B Náklady rozpočtových organizácií Výkazu ziskov a strát (Výkaz ziskov a strát Úč ROPO SFOV 2-01)
      • Ročne: Poznámky
  3. Číslovanie účtovných dokladov:
  • Prijaté faktúry od 001 - 999
  • Vydané faktúry od 01/rok – 99/rok
  • Bankové výpisy :
    • Príjmové účty
      • 413 001 -413 999 Príjmy z vlast. majetku (prenájom budov)
      • 421 001 -421 999 Ostatné admin. popl.
      • 448 001 -448 999 Ostatné pokuty a penále (upomienky a strata diela)
      • 456 001 -456 999 Popl. a platby z nep. a náh. pr. a sl. (zber. suroviny, kopírovanie, rešerš, registrácia čitateľov, CVS, MVS)
      • 464 001 -464 999 Úroky z dom.úverov,pôž. a vkl.
      • 472 001 -472 999 Iné nedaňové príjmy (dobropisné fa. minulých rokov)
      • 480 001 -480 999 Odvody nedaň.príj.z min.r.
      • 499 001 -499 999 Tuzemské bežné granty
      • 501 001 -501 999 Tuzemské bežné transfery
      • 528 001 -528 999 Tuzemské kapitálové granty
      • 536 001 -536 999 Tuzemské kapitálové transfery
      • 544 001 -544 999 Zahraničné granty
      • 552 001 -552 999 Prostr. z rozpočtu ES
    • Výdavkový účet:
      • 560 001 –560 999 Výdavkový účet ŠR
    • Bežné účty:
      • 595 001 -595 999 Dary a granty
      • 587 001 -587 999 Depozitný účet
      • 579 001 -579 999 Sociálny fond
  • Interné doklady 2001 – 2099
  • Pokladničné doklady:
    • príjmové a výdavkové od 1- 9997
    • príjmové a výdavkové (valutovej pokladnice) od 1 - 9997
  • Mesačný zborník:
    • príjmov a výdavkov pokladnice 1901 – 1912
    • mesačné zúčtovanie valutovej pokladnice 3001-3012
  • Rozpočet:
    • rozpis 9999
    • úprava 9998

Časť II. Pokladnica organizácie a termíny výplat


Denný limit peňažných prostriedkov v hotovosti je: 10 000 Sk a peňažné prostriedky v cudzej mene v sume zodpovedajúcej hodnote 10 000 Sk prepočítané kurzom NBS, platným v ten deň. Denný limit zostatku sa zvyšuje o sumu prijatých príjmov do pokladnice v čase, keď sa už nemohli odviesť na účet a o sumu neprevzatých peňažných prostriedkov na nákup PHM (výnos 65 Ministerstva financií Slovenskej republiky z 10.9.2002.....).

Analytické členenie valutovej pokladnice je nasledovné:

  • 261/1 – valutová pokladnica USD
  • 261/2 – valutová pokladnica CZK
  • 261/3 – valutová pokladnica EUR
  • 261/4 – valutová pokladnica HUF
  • 261/5 – valutová pokladnica PLN

Pri kúpe cudzej meny za slovenskú menu použije organizácia kurz, za kt. boli tieto hodnoty nakúpené. Vyúčtovanie nákladov v cudzej mene sa prepočíta na slovenskú menu kurzom NBS v deň uskutočnenia účtovného prípadu. Každý pohyb sa zaznamenáva na príjmový a výdavkový pokladničný doklad, ku ktorým musia byť priložené doklady o uskutočnenej operácii (bločky, cestovné príkazy...)

K 31.12. valutová pokladnica musí vykazovať nulový zostatok. Nespotrebované valuty sa pred týmto dátumom odpredajú späť komerčnej banke.


Termíny výplat sú stanovené do 15-teho dňa nasledujúci mesiac. Ich zúčtovanie sa vykonáva po skompletizovaní všetkých podkladov pre spracovanie výplat. Zálohy organizácia nevypláca.

Časť III. Zásoby

Organizácia účtuje obstaranie a úbytok zásob spôsobom A – prevzatie materiálu a tovaru na sklad v obstarávacích cenách ( v cenách , za ktoré sa zásoby skutočne obstarajú vrátane nákladov súvisiacich s ich obstaraním - napr. preprava, clo a pod.). Analytická evidencia (AE) sa vedie podľa druhov zásob na skladových kartách aj soft. vybavením. AE slúži na ich identifikáciu a obsahuje označenie, dátum obstarania, dátum vyskladnenia, cenu, množstvo.

Časť IV. Majetok: dlhodobý hmotný (DHM) a nehmotný (DNM), drobný hmotný (dhm) a nehmotný (dnm)

DHM, DNM, dhm, dnm sa oceňuje v obstarávacích cenách a je vedený na ekonomickom oddelení. Jeho evidencia sa uskutočňuje APV IS HERKULES SOFTIP – IMA od 1.5.2003.


Evidencia:

  1. DHM, ktorého ocenenie je vyššie ako 30 tis. Sk ( samostat. hnuteľné veci , príp. súbory hnuteľ. vecí, kt. majú samostatné technicko-ekonomické určenie) a doba použiteľnosti dlhšia ako 1 rok. sa eviduje podľa členenia uvádzanom v účtovnom rozvrhu (č.ú. 021 až 022), na inventárnych kartách a v inventárnej knihe. Majetok doteraz evidovaný na účte 024 (inventár) sa od 1.1.2003 eviduje na účte 022,
  2. Evidencia pozemkov na účte 031, na inventárnych kartách a v inventárnej knihe,
  3. DNM, ktorého ocenenie je vyššie ako 50 tis. Sk v jednotlivom prípade a doba použiteľnosti dlhšia ako 1 rok sa eviduje na účte 013.
  4. dnm ( ocenenie do 50 tis. Sk, alebo doba použiteľnosti nie je dlhšia ako 1 rok ) sa eviduje v operatívnej evidencii,
  5. dhm (ocenenie do 30 000 Sk, vrátane, alebo doba použiteľnosti nie je dlhšia ako 1 rok) eviduje organizácia na podsúv. účte 971, na inventár. kartách a v inventár. knihe.
  6. Ak ide o dhm, ktorý slúži konkrétnemu zamestnancovi k výkonu jeho práce eviduje sa tento aj na osobnej karte.
  7. Cudzí, prenajatý DHM a dhm sa eviduje na podsúvahovom účte 981 a v operatívnej evidencii.
  8. Materiál na sklade CO sa eviduje na podsúv. účte 989
  9. Technické zhodnotenie kultúrnej pamiatky a plne odpísaného majetku sa eviduje na účte 029 a evidenčne sa vyznačí na inventárnej karte majetku.

Majetok (DHM, DNM, dhm, dnm) obstaraný bezplatne ( napr. darovaním) sa eviduje podľa hodnoty majetku uvedenej v darovacej zmluve rovnakým spôsobom ako majetok obstaraný odplatne (viď. časť majetok, body 1 až 6 tejto smernice).

V prípade, že zmluva nebude obsahovať hodnotu darovaného majetku, resp. majetok je bezplatne obstaraný len na základe preberacieho protokolu neobsahujúci hodnotu majetku, bude tento prijatý do majetku knižnice na základe ocenenia vyraďovacou a cenovou komisiou knižnice.

Uvedená komisia bude pri ocenení darovaného majetku postupovať nasledovne:

  • pri novom, resp. zánovnom hnuteľnom majetku sa tento ocení komisiou cenou obvyklou na trhu v čase darovania,
  • pri nehnuteľnom majetku sa hodnota stanoví podľa znaleckého posudku, ktorá bude súčasťou darovacej zmluvy,
  • ak nejde o nový hnuteľný majetok, resp. ide o majetok darovaný v minulosti, alebo knižnica eviduje darovaný majetok bez písomnej zmluvy v nulovej hodnote, tento sa ocení symbolickou 1 Sk. Ide o stav, kedy mnohokrát nie je možné zodpovedne a bez vynakladania ďalších financií stanoviť objektívnu cenu majetku vzhľadom k jeho opotrebeniu. Ocenenie majetku 1,- Sk sleduje zásadu opatrnosti, zbytočného nenavyšovania hodnoty majetku s následným zvyšovaním nákladov na poistenie majetku knižnice.

Organizácia v máji 2003, po zakúpení softwaru pre evidenciu dlhodobého majetku, v súvislosti s tým zmenila evidenčné čísla DHM. Spôsob číslovania: od 01, narastajúcim spôsobom (viď príloha: Prevodník evidenčných čísel DHM).

Časť V. Ochrana a zodpovednosť za majetok

Každý zamestnanec je zodpovedný za majetok nachádzajúci sa v organizácii nasledovne:

  1. každý zamestnanec za hnuteľný majetok nachádzajúci sa v miestnosti, ktorá je jeho pracovným miestom. V prípade viacerých zamestnancov zodpovedajú za uvedený majetok spoločne. Každý zamestnanec je povinný akýkoľvek pohyb ( scudzenie, poškodenie, násilné vniknutie do miestnosti...) majetku hlásiť svojmu nadriadenému písomne, ihneď po zistení. Ten okamžite informuje zamestnanca evidencie majetku. Pohyb majetku podľa charakteru presunu sa uskutočňuje podľa časti „ Evidencia a pohyb majetku“ tejto smernice.
  2. Každý zamestnanec hmotne zodpovedá za dhm, ktorý mu slúži k výkonu jeho práce a je evidovaný na jeho osobnej karte,
  3. Každý vedúci oddelenia, okrem zodpovednosti podľa bodu a) zodpovedá aj za majetok nachádzajúci sa v spoločných priestoroch patriace k danému oddeleniu.
  4. Štatutár za nehnuteľný majetok ŠVK K a všeobecne za majetok organizácie v celku.
  5. V organizácii pracujú tieto hospodárske komisie:
    1. Škodová komisia
    2. Inventarizačná komisia
    3. Vyraďovacia a cenová komisia

Časť VI. Inventarizácia.

V prípravnom procese inventarizácie je potrebné vymedziť predmet inventarizácie, postupy vykonávania inventarizácie, termíny začatia a ukončenia, určenie zloženia inventarizačných komisií (čiastkových, ústrednej), spracovanie záznamov (protokolov z vykonaných inventúr) pre ústrednú inventarizačnú komisiu, ktorá spracuje záverečnú správu o výsledku.

Členom komisie môže byť aj zamestnanec, ktorý je hmotne zodpoved. za zložky majetku resp. má na starosti ich evidenciu, nesmie ale byť jej vedúcim.

Organizácia je podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve povinná inventarizovať všetok majetok , záväzky, pohľadávky vedené v účtovníctve nasledovne:

  1. hmotný majetok (DHM, dhm) okrem zásob a peňažných prostriedkov inventarizovať fyzickou inventúrou s ročnou resp. dvojročnou periodicitou k 31.12. účt. roka. Čas medzi dvoma inventarizáciami však nesmie prekročiť dva roky.
  2. Peňažné prostriedky na bežných účtoch, zásoby, nehmotný majetok (DNM, dnm), pohľadávky, záväzky k 31.12. bež. účt. obdobia,
  3. krátkodobý fin. majetok - pokladňa raz za štvrťrok a k 31.12. bež. účt. obdobia

Periodicita aj termín začatia a skončenia inventarizácie je definovaný pred začatím inventarizácie v príkaze riaditeľa v príslušnom účt. roku. Skutočné stavy majetku a záväzkov sa zisťujú :

  • fyzickou inventúrou - majetok hmotnej povahy, nehmotnej povahy (ak to charakter majetku umožňuje)
  • dokladovou inventúrou – záväzky a ostat. zlož. majetku pri ktorom nemožno vykonať fyzickú inventúru.

Sumárne prehľady sa musia doplniť o obraty odo dňa vykonania inventarizácie po stav k 31.12 (prírastky, úbytky).

Podkladom pre inventarizáciu sú inventúrne súpisy, ktoré buď ručne, alebo ako výstupy z počítača slúžia ako podklad k inventarizácii . V žiadnom prípade nemôžu nahradiť fyzickú inventúru.

Inventarizačné rozdiely sa zaúčtujú do účtov. obdobia za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku a záväzkov.

Inventarizačná komisia (minimálne raz ročne) zistí a zároveň poukáže na neupotrebiteľný a prebytočný majetok. Zistené skutočnosti odovzdá písomne vyraďovacej a cenovej komisii k ďalšiemu riešeniu.

Časť VII. Vyraďovanie majetku

Neupotrebiteľný majetok: hnuteľné veci alebo stavby, ktoré pre svoje úplné opotrebenie alebo poškodenie, zrejmú zastaranosť, alebo nehospodárnosť v prevádzke, alebo z iných váž. dôvodov nemôžu slúžiť svojmu účelu, určeniu. O neupotrebiteľnosti majetku štátu pre jeho správcu a o jeho likvidácii rozhoduje štatutárny orgán správcu, ak tento majetok štátu nemôže správca využiť ani ako materiál, ani ako ND. Rozhodnutie o neupotrebiteľnosti majetku štátu a o jeho likvidácii musí byť písomné a musí obsahovať najmä označenie neupotrebiteľného majetku štátu a jeho identifikačné údaje. Správca k rozhodnutiu dodatočne pripojí doklad o spôsobe likvidácie neupotrebiteľného majetku štátu. Neupotrebiteľnosť majetku charakteru stroja, nehnuteľnosti je potrebné dokladovať znaleckým posudkom, resp. posudkom opravovne o neopraviteľnosti majetku, resp. o nehospodárnosti danej opravy. Za nehospodárnu sa považuje oprava, ktorej finančná náročnosť je viac ako 40% reprodukčnej ceny poškodeného majetku, pričom ide o majetok po uplynutí doby odpisovania.

Prebytočný majetok (hnuteľný, nehnuteľný) môže byť:

  • dočasne prebytočný
  • trvale prebytočný

Tento majetok, zistený v organizácii pri inventarizácii, prípadne priebežne, je vedúcim oddelenia písomne nahlasovaný na OE (pracovníkovi pre evidenciu majetku) .

Majetok sa vyraďuje:

  • likvidáciou
  • bezodplatným prevodom v rámci rezortu
  • odplatným prevodom mimo rezort.

Vyraďovanie sa uskutočňuje podľa platnej legislatívy: Zákona 278/1993 Z.z. o správe majetku štátu v znení všetkých jeho noviel. Celý proces likvidácie zabezpečuje vyraďovacia a cenová komisia.

Likvidácia. Organizácia vyraďuje likvidáciou len neupotrebiteľný majetok v zmysle Zákona 278/1993 § 14, podľa znenia neskorších predpisov, (za neupotrebiteľný majetok sa považujú aj hnuteľ. veci, s ktorými sa správcovi nepodarí naložiť podľa paragr. 8 zákona 278/93 tj. nebude úspešný v ponukovom konaní resp. osobitnom ponukovom konaní).

V prípade likvidácie majetku - knižného fondu nahlási škodová komisia pre vyraďovanie knižničného fondu ekonomickému oddeleniu zápisnicu o vyraďovaní knižničného fondu.

V prípade čiastkovej likvidácie hnuteľnej veci (napr. zníženie konfigurácie PC o niektoré komponenty ) sa cena hnuteľnej veci zníži o obstarávaciu cenu vyradenej časti. V prípade, že sa v celosti neupotrebiteľný majetok dá v organizácii využiť z časti ako ND, alebo materiál, interným dokladom sa zníži hodnota majetku o neupotrebiteľnú časť a zvýši zásoba v sklade materiálu, ND o využiteľnú časť majetku.

Bezodplatný prevod, odplatný prevod. Ide o prevod prebytočného majetku štátu podľa Zákona 278/1993 Z.z. v znení jeho neskorších predpisov, Opatrenia 338/2001 MK SR a Metodického usmernenia MK-3244/2003-700).

  1. Prvým krokom je ponuka štátnym rozpočtovým a príspevkovým organizáciám.
  2. Ďalším krokom, ak o ponúknutý majetok neprejaví záujem organizácia podľa bodu 1, je ponuka v rámci osobitného ponukového konania.

V prípade hnuteľného majetku so zostatkovou hodnotou určenou znaleckým posudkom za jednotlivú vec vyššou ako 50 tis. Sk je organizácia povinná realizovať prevod formou osobitného ponukového konania (Opatrenie MK SR č. 338/2001 zo dňa 14.8.2001 a Metodické usmernenie MK-3244/2003-700).

Časť VIII. Odpisovanie majetku

ŠVK Košice ako rozpočtová organizácia do 31.12.2002 neodpisovala dlhodobý hmotný a nehmotný majetok. Povinnosť odpisovať hmotný a nehmotný majetok štátu mu vznikla od 1.1.2003, na základe zákona 291/2002 Z.z. o štátnej pokladnici. Podľa § 12 ods.1 písm. g/ zákona č.291/2002 .z. organizácia odpisuje dlhodobý nehmotný a dlhodobý hmotný majetok podľa zákona č.595/2003 Z.z. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov a to rovnomerne.

V súvislosti s odpisovaním od 1.1.2003 vydalo MF SR Výnos č. 24557 z 20.12.2002, ktorým sa ustanovuje spôsob a postup určenia zostatkovej ceny majetku vo vlastníctve SR v správe klienta štátnej pokladnice. Podľa uvedeného výnosu sa zostatková cena majetku nadobudnutého do 31.12.2002 zistí rozdielom medzi ocenením takéhoto majetku podľa §25 odst.1 a 4 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve a odpismi k tomuto majetku, vo výške, v ktorej boli vytvorené k 31.12.2002, ak by klient Štátnej pokladnice, takýto majetok odpisoval rovnomerne podľa zákona č.366/1999 Z.z. o daniach z príjmov.

Dlhodobý hmotný a nehmotný majetok sa odpisuje na základe odpisového plánu nepriamo prostredníctvom účtovných odpisov podľa § 28 zákona 431/2002. Zostatková cena sa zisťuje pomocou oprávok k dlhodobému HN majetku vytváraných podľa účtovných odpisov.

Účtovné odpisy sa počítajú z ceny, ktorou je dlhodobý majetok ocenený v účtovníctve. Úplne odpísaný majetok sa ďalej neodpisuje. Sadzby účtovných odpisov sú určené podľa zákona č.595/2003 Z.z. v znení neskorších predpisov.

Metóda odpisovania: rovnomerná. Účtovné a daňové odpisy sa rovnajú.

  1. Dlhodobý nehmotný majetok /DNM/, ktorý bol obstaraný do 31.12.1999 v ocenení nad 20.000,- Sk, do 31.12.2002 s ocenením vyšším než 40.000,- Sk, od 1.1.2003 s ocenením vyšším ako 50.000,-- Sk v jednotlivom prípade, pričom doba použiteľnosti je dlhšia ako 1 rok, účtovná jednotka účtuje na účtoch účtovej skupiny 01-DNM, na účte 013-Softvare, ak boli nakúpené samostatne.

    DNM obstaraný pred 1.1.2003 mal k 1.1.2003 nulovú zostatkovú hodnotu.

    DNM sa odpisuje v zmysle zákona o účtovníctve a v zmysle zákona o daniach z príjmov najviac 5 rokov od jeho obstarania.

    Ročný odpis DNM sa uplatní vo výške vypočítanej podľa zákona o účtovníctve.

    Postup výpočtu účtovných odpisov: podľa software APV IS HERKULES SOFTIP – IMA.

    Majetok až do jeho vyradenia je v dátovom súbore počítača.

  2. Dlhodobý hmotný majetok /DHM/
    Rozumejú sa ním:

    • pozemky, budovy a stavby, umelecké diela, zbierky a predmety z drahých kovov bez ohľadu na ich obstarávaciu cenu,
    • samostatné hnuteľné veci, ktoré sú obstarané do 31.12.2002 v ocenení vyššom než 20.000,- Sk a od 1.1.2003 v ocenení vyššom než 30.000,-- Sk a doba použiteľnosti je dlhšia ako 1 rok,
    • technické zhodnotenie vyššie než 30.000,- Sk v zmysle § 29 zákona o daniach z príjmov.

    Dlhodobý hmotný majetok odpisovaný účtovná jednotka účtuje na účtoch 021 až 029 a dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný účtovná jednotka účtuje na učte 031 a 032.
    Pri odpisovaní DHM obstaraného pred 1.1.2003, ktorého vstupná cena bola 30.000.- Sk a menej organizácia pokračuje v začatom odpisovaní.
    S účinnosťou od 1.1.2005 sa nehnuteľné kultúrne pamiatky odpisujú. Na základe zákona č. 659/2004 o dani z príjmov s účinnosťou od 1.1.2005, podľa § 23 „Hmotný a nehmotný majetok vylúčený z odpisovania“ sú z odpisovania vylúčené len hnuteľné národné kultúrne pamiatky.

  3. Drobný hmotný a nehmotný majetok /dhm, dnm/
    Nakúpený drobný hmotný majetok, ktorého vstupná cena je do 30.000,- Sk sa jednorázovo účtuje do nákladov. Organizácia dhm eviduje na podsúv. účte 971/anal.1, na inventár. kartách a v inventárnej knihe. Nakúpený drobný nehmotný majetok, ktorého vstupná cena je do 50.000,-Sk sa účtuje priamo do nákladov. Organizácia dnm eviduje na podsúv. účte 971/anal.4 a v operatívnej evidencii.

  4. Technické zhodnotenie
    V zmysle § 29 zákona o daniach z príjmov sa ním rozumejú výdavky na dokončené nadstavby, prístavby a stavebné úpravy, rekonštrukcie a modernizácie prevyšujúce pri jednotlivom DHaNM 30 000,- Sk v úhrne za zdaňovacie obdobie. Ak technické zhodnotenie jednotlivého majetku presiahne v úhrne 30 000,- Sk, potom zvyšuje pôvodnú vstupnú cenu (pri už odpisovanom majetku) na zvýšenú vstupnú cenu, alebo sa stáva súčasťou vstupnej ceny majetku (pri majetku obstaraného v tom istom roku ako je realizované technické zhodnotenie). Nakoľko investície , a týka sa to aj vyššie popísaného technického zhodnotenia nad 30 000,- Sk sú financované prideľovaním konkrétnych limitov prostredníctvom rozpočtových opatrení, nemôže organizácia bez súhlasu zriaďovateľa sama rozhodnúť o preklasifikovaní technického zhodnotenia typu náklady verzus zvýšenie vstupnej ceny majetku. Je preto potrebné už pri plánovaní objednávky tento možný problém prediskutovať s EO, ktoré následne požiada o riešenie problému zriaďovateľa. Technické zhodnotenie plne odpísaného majetku, alebo kultúrnej pamiatky sa považuje za iný majetok, ktorý nezvyšuje vstupnú cenu majetku a odpisuje sa v rovnakej odpisovej skupine, do ktorej bol, je zaradený pôvodný majetok (plne odpísaný, alebo kultúrna pamiatka).

Časť IX. Evidencia a pohyb majetku

Doklady o získaní majetku organizáciou (kúpou, alebo darovaním...) musia byť bez zbytočného odkladu doručené na EO pracovníkovi povereného evidenciou majetku za účelom zaevidovania do majetku organizácie.

Majetok získaný odplatne, alebo bezodplatne sa zaraďuje v organizácii na základe zápisu o prevzatí uvedeného majetku. Zápis o prevzatí majetku vyhotovuje pracovník pre evidenciu majetku v dvoch vyhotoveniach pri prevzatí majetku do evidencie. Jedno vyhotovenie obratom podáva účtovníkovi na zaúčtovanie a jedno si ponecháva pre vlastnú evidenciu.

Zápis schvaľuje príslušný vedúci oddelenia do ktorého je majetok zaradený a námestník, do ktorého pôsobnosti daný druh majetku prislúcha.

Zápis slúži ako doklad na vyhotovenie inventárnej karty dlhodobého hmotného a nehmotného majetku.

Evidencia, pohyb DHM, DNM, dhm, vedeného v účtovníctve, záznamy vyradenia , likvidácie spadajú do pracovnej náplne pracovníka , ktorý ma na starosti evidenciu majetku organizácie. Evidencia zásob spadá do náplne pracovníka – mzdový referent s kumulovanou náplňou skladového referenta.

Evidencia drobného nehmotného majetku sa prevádza na úseku samostatného účtovníka.

Operatívnu evidenciu kníh zakúpených pre potreby pracoviska ako pracovnú pomôcku vedie VS na príručných knižniciach.

O pohybe a zmene hnuteľného hmotného majetku v organizácii informujú vedúci príslušnýchoddelení ekonomické oddelenie (pracovníka pre evidenciu majetku) písomnou formou (zavedené zošity na každom oddelení – PRESUNY MAJETKU). Pracovník pre evidenciu majetku raz za štvrťrok, na základe zachytených presunov uskutoční zápis o danom stave v príslušnej evidencii. Zodpovednosť za rozdiel medzi skutočným stavom majetku a jeho evidenčným stavom, za nesprávnu evidenciu podľa miestností, oddelení, preberajú na seba príslušní vedúci oddelenia, v prípade, že si nesplnili povinnosť zápisu presúvaného majetku v organizácii.

Pohyb a zmena nehnuteľného majetku sa realizuje výlučne na úrovni štatutára v súlade so zákonom 278/1993 Z.z. v znení jeho neskorších predpisov, Opatrením 338/2001 MK SR a Metodickým usmernením MK-3244/2003-700).

Postup vyradenia majetku je nasledovný:

  1. Vedúci oddelenia informujú o prebytočnom a neupotrebiteľnom majetku pracovníka pre evidenciu majetku na predpísanom tlačive (príloha1).
  2. Ten spracuje návrh na vyradenie (likvidácia, prevod) majetku pre vyraďovaciu a cenovú komisiu.
  3. Komisia v zmysle zákona predloží presný postup vyradenia prebytočného alebo neupotrebiteľného majetku štatutárnemu orgánu. Tento majetok môže byť vyradený len na základe návrhu vyraďovacej a cenovej komisie a písomného rozhodnutia štatutárneho zástupcu organizácie, ak sa nedá materiál využiť ako materiál alebo náhradné diely .

Vyraďovacia a cenová komisia n avrhuje spôsob vyradenia hmotného majetku. v súlade s príslušnou legislatívou.

Navrhuje cenu v prípade bezodplatného prevodu majetku, ak nie je uvedená hodnota majetku, a stanovenie ceny podľa znaleckého posudku by bolo drahšie ako predpokladaná cena získaného majetku, s dôrazom na hospodárnosť. Pri stanovení ceny vychádza zo situácie na trhu a stupňa opotrebenia majetku.

Časť X. Obeh dokladov a ich preskúmanie

Pod kolobehom dokladu sa rozumie postupnosť krokov od vystavenia dokladu až po jeho odoslanie, resp. archiváciu. Zachytáva všetky informácie o hospodárskych a účtovných operáciách v organizácii. Náležitosti účtovných dokladov musia odpovedať zákonu č.431/2002 Zb. § 10 a zákonu 502/2001 Zb, ktorý rieši samostatná smernica č.1/2003 na zabezpečenie vykonávania predbežnej a priebežnej finančnej kontroly.

Účtovné doklady je potrebné preskúmať :

  • z formálnej stránky, t.j. či sú dodržané všetky náležitosti, ktoré má mať prísluš. doklad
  • z vecnej stránky, t.j. či je vystavený doklad oprávnene, či množstvo a suma na ňom uvedené zodpovedajú skutočnosti
  • z hľadiska prípustnosti hospodárskej operácie, t.j. či hospodárska operácia zodpovedá osobitným právnym predpisom.

Pri zistení vecného nesúladu dokladu so skutočnosťou je zamestnanec, zodpovedný za
kontrolu vecnej správnosti, povinný usporiadať nedostatky s dodávateľom (reklamácia,
vystavenie ťarchopisu), o čom oboznámi zamestnancov zodpovedných za evidenciu dokladov.
V prípade zistenia neprípustnosti hosp. i účtovnej operácie pozastaví zamestnanec jej
realizáciu a oboznámi o tom svojho nadriadeného.

Časť XI. Objednávky.

Objednávky sa vystavujú na predpísanom tlačive obdržanom z úseku informatiky.

Každá objednávka je odsúhlasená a podpísaná pracovníkom, ktorý je poverený poukazovacím právom (príslušný vedúci pracovník podľa predmetu obstarávania). Objednávka musí spĺňať kritéria priebežnej kontroly dané smernicou o finančnej kontrole.

V prípade vyššej finančnej požiadavky sa postupuje podľa zákona o verejnom obstarávaní č. 263/99 v znení neskorších predpisov. Objednávka sa vyhotovuje v troch vyhotoveniach, z ktorých sa dva zašlú dodávateľovi a jeden ostáva v centrálnej evidencii na ekonomickom oddelení.

Číselný rad pre objednávky je označovaný príslušným rokom a poradovým číslom.

Pri nákupe hmotného a nehmotného majetku je potrebné pred vystavením objednávky tento prekonzultovať na EO z dôvodu dodržiavania zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy.

Pri každom nákupe majetku do 30 000,- Sk , ktorý má charakter technického zhodnotenia, je potrebná konzultácia s EO za účelom, či zamýšľaným nákupom nedôjde k prekročeniu limitu 30 000 Sk,- a teda k porušeniu § 33 zákona o daniach z príjmov.

Časť XII. Evidencia a preskúmanie došlých faktúr.

  1. Všetky došlé faktúry za dodávky, práce a služby (dodávateľské faktúry), preberá sekretariát, kde sú opatrené pečiatkou v deň prijatia a odovzdané na príslušné oddelenie, kde je povereným pracovníkom faktúra odsúhlasená a potvrdená jej správnosť. Ak je faktúra súčasťou balíkovej zásielky, túto ihneď po doručení odovzdá pracovník poverený preberaním pošty za útvar účtovníkovi.
  2. Po odsúhlasení faktúry je doručená na ekonomické oddelenie. Účtovník zapisuje faktúry do knihy došlých faktúr v časovom poradí s uvedením dátumu splatnosti a len ak sú opatrené pečiatkou podateľne. Priradí jej evidenčné číslo podľa knihy došlých faktúr. K faktúre pripojí likvidačný list, na ktorom je vyplnené záhlavie podľa predtlače. Faktúru postúpi zodpovednému pracovníkovi, ktorá výkon objednala. Ten vykoná kontrolu vecnej a číselnej správnosti faktúry (či dodaný tovar alebo vykonaná práca , služba zodpovedá kvalite, množstvu, druhu, účelu, času trvania práce, cene a ostatným podmienkam určeným alebo dohodnutým podľa odberateľsko – dodávateľských vzťahov, zmluvou o diele...) priloží k nej objednávku, resp. na likvidačnom liste sa odvolá na číslo zmluvy, potvrdí svojim podpisom, že daná operácia je v súlade so zákonom o finančnej kontrole a vráti účtovníkovi. Pokiaľ sa pri kontrole faktúry zistia vecné chyby, vykoná sa u príslušného dodávateľa reklamácia. Kópia reklamačného listu sa pripojí k faktúre alebo sa výsledok telefonickej reklamácie uvedie na faktúre. Na faktúre, kde sa úhrada odmieta sčasti, poznamená stručný dôvod tohto odmietnutia. Na tieto skutočnosti musí včas upovedomiť účtovníka, a to podpismi reklamačných listov adresovaných dodávateľovi.
  3. Účtovník zabezpečuje včasný a správny obeh faktúry, jej vybavenie príslušnými náležitosťami predpísanými pre účtovné doklady. Sleduje splatnosť faktúry, čím zamedzuje prípadnému vzniku penále za oneskorenú úhradu faktúry. Kontroluje formálnu správnosť, prípustnosť operácie, zabezpečí správnu predkontáciu všetkých  hospodárskych operácii uvedených na príslušnej faktúre – v súlade s platnou metodikou účtovníctva. Prípadné nedostatky zistené pri kontrole prerokuje účtovník s pracovníkom zodpovedným za rozpočet a financovanie, ktorý podľa výsledku po dohode s pracovníkom s poukazovacím právom upraví.
  4. Pracovník poverený vedením ekonomického oddelenia zabezpečuje preskúmanie faktúry z hľadiska vecnej správnosti a prípustnosti ( súlad so zákonom č. 431/2002 Zb. § 10 a 502/2001 Zb, ktorý rieši samostatná smernica č.1/2003 na zabezpečenie vykonávania predbežnej a priebežnej finančnej kontroly), kontroluje úplnosť dokladov, kontroluje splatnosť faktúry, čím zamedzuje prípadnému vzniku penále za oneskorenú úhradu faktúry.
  5. Ak niet námietok proti úhrade faktúr, realizuje účtovník úhradu záväzku cez ŠP. Na základe výpisu z BÚ resp. pokladničného dokladu uskutoční zápis o dátume uskutočnenia úhrady v knihe došlých faktúr.
  6. Faktúry, ako aj ostatné doklady sa po ich očíslovaní a zaúčtovaní archivujú na EO.

Časť XIII. Evidencia odberateľských faktúr.

Dodávky prác, služieb, prípadne odpredaj vyradených inventárnych predmetov iným organizáciám a osobám sa môžu uskutočniť, v súlade so zákonom SR o správe majetku štátu č.278/93 Z. z. v znení neskorších predpisov, Opatrením 338/2001 MK SR a Metodickým
usmernením MK-3244/2003-700, so súhlasom vedúceho OTP, ktorý je povinný vyhotoviť podklady pre fakturáciu. Faktúru vyhotoví poverený pracovník EO. Každú odoslanú faktúru eviduje chronologicky v knihe odoslaných faktúr na predpísanie pohľadávky a sleduje jej vyrovnanie.

V prípade oneskoreného zaplatenia faktúry vyhotoví list – upomienka o nezaplatení pohľadávky s príslušnými penálmi a sleduje ich úhradu. Dátum úhrady penále doplní na účtovnom doklade úhrady, ktorý je archivovaný ako príloha bankového dokladu.

Časť XIV. Evidencia a obeh pokladničných dokladov

Platby z prostriedkov štátneho rozpočtu sa uskutočňujú zásadne bezhotovostne, platby v hotovosti sa uskutočňujú len v súlade so zákonom o štátnej pokladnici a v súlade s metodickým usmernením MK SR (list č. MK-702/2003-700):

Na pokladničnú operáciu vyhotoví pokladník samostatný príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad na základe predložených dokladov (cestovné príkazy, výplatné listiny na dohody, čerpanie PHM, drobné nákupy... v zmysle zákona o štátnej pokladnici) .

Zodpovedá za vecnú, číselnú správnosť vystavených dokladov. Pokladničné operácie (prírastok, resp. úbytok peňazí) zachytáva v pokladničnej knihe. Pokladničná agenda musí byť vykonávaná úplne preukazným spôsobom a správne.

Drobné nákupy môžu uskutočňovať pracovníci ŠVK ak ich tým poverí ich vedúci pracovník. Nákup sa musí uskutočniť v súlade so zákonom O verejnom obstarávaní a internou smernicou o postupe pri obstarávaní tovarov, služieb.... Nákup za hotové sa musí uskutočňovať v súlade so zákonom o štátnej pokladnici a v súlade s metodickým usmernením MK SR (list č. MK-702/2003-700 zo dňa 25.2.2003).

Povinnosti pokladníka:

  • Pokladník zabezpečuje, preveruje a zodpovedá za to, aby mali pokladničné doklady stanovené náležitosti (názov a číslo, názov organizácie, dátum vyhotovenia, meno platiteľa resp. príjemcu, čiastku platby číslicou i slovom účel platby, podpisy oprávnených osôb).
  • Vedie chronologicky záznamy v pokladničnej knihe, sleduje dodržiavanie denného limitu. Výška denného limitu zostatku peňažných prostriedkov v hotovosti je 10.000 Sk a peňažné prostriedky v cudzej mene v sume zodpovedajúcej 10.000 Sk prepočítané kurzom vyhláseným NBS, platným v tento deň. Denný limit zostatku sa zvyšuje o sumu zodpovedajúcu podľa výnosu MF SR z 10.9.2002 č. 12475/2002-13. Vedie operatívnu evidenciu preddavkov na cestovné výdavky, drobný nákup, PHM a ďalších.
  • Za každý deň, v ktorom vznikli pokladničné operácie vykoná do denníka zápis o zostatku pokladničnej hotovosti a vykazovanú výšku hotovosti odsúhlasuje so skutočným stavom.,
  • Overuje totožnosť príjemcu hotovosti.
  • Potvrdzuje svojím podpisom na pokladničnom doklade uskutočnenie pokladničnej operácie,
  • Hlási ihneď riaditeľovi, vedúcemu OE pokladničné schodky a prebytky,
  • Pokladničné doklady musia pred príjmom alebo výplatou hotovosti podpísať oprávnení pracovníci. Kontrola peňažných prostriedkov musí byť prevedená oprávneným pracovníkom najmenej štyrikrát ročne. Pokladničné doklady schvaľuje riaditeľ, ekon. námestník, vedúca OE.

Pokladničné originálne doklady sa odovzdávajú s výpisom pokladničnej knihy na zúčtovanie úseku účtovníctva.

Účtovník odsúhlasí pokladničné doklady s pokladničnou knihou, prekontroluje formálnu správnosť dokladov (predpisy, účel platby) a následne doplní účtovací predpis na všetkých výdavkových a príjmových pokladničných dokladoch a zaúčtuje na príslušných účtoch.

Časť XV. Pracovné cesty:

Cestovné príkazy podpisuje riaditeľ knižnice. Na základe podpísaného cestovného príkazu pokladnica vyplatí preddavok na pracovnú cestu a zaznamená ho na cestovnom príkaze, výplatu potvrdí vlastnoručným podpisom. Preddavky na vyúčtovanie za cestovné a podobné výdavky sa poskytujú najviac do sumy očakávaných výdavkov.

Organizácia je povinná poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste zálohu v cudzej mene v rozsahu a vo výške podľa predpokladanej doby trvania.

Po ukončení pracovnej cesty je zamestnanec povinný do piatich pracovných dní predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty spolu s cestovnou správou.

Pracovná cesta uskutočnená ku koncu roka musí byť zúčtovaná najneskôr 31.12. daného roka. Pred nástupom na dovolenku a pri dlhotrvajúcej práceneschopnosti sa preddavok musí vrátiť.

Zálohy na pracovné cesty sa prideľujú vo výške určenej pracovníkom, ktorý je poverený a oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, najviac však do výšky predpokladaných náhrad. Vyúčtovanie preddavku na prac. cesty sa predkladá najneskôr do troch pracovných dní. Pri čiastočnom bezplatnom stravovaní zabezpečenom zamestnávateľom sa stravné úmerne kráti a to v prípade raňajok o 25%, obeda o 40%, večere o 35% z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hod. (zaokrúhľuje sa na celé koruny nahor). V prípade zahraničnej pracovnej cesty ide o rovnaké percento krátenia ale z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hod. Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové vo výške 5% stravného ustanoveného podľa § 14. Zákona 283/2002 o cestovných náhradách v znení neskorších zmien a doplnkov. Túto výšku je možné zvýšiť len za účelom zaokrúhlenia na celú jednotku cudzej meny.

V prípade použitia cestného motorového vozidla sa zamestnancovi, na základe písomnej dohody môže poskytnúť náhrada za jeho použitie v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej pozemnej verejnej dopravy (paragr. 7 ods. 8 zákona 283/2002).

Časť XVI. Evidencia a obeh dokladov na účtovanie miezd

Podkladom na účtovanie o mzdách sú nasledovné zostavy:

  • rekapitulácia vyplatených miezd celkom,
  • prehľad o výške poistného, vyplatených dávkach
  • prehľad odvodov podľa poisťovní,
  • rekapitulácia zrážok,
  • hromadné príkazy na úhradu.

Platy sa určujú platovým výmerom, kt. odpis je doručený do mzd. učtárne k výpočtu mzdy.

Doklady slúžiace na likvidáciu platov (prezenčná listina zmena platu, nemocenské dávky, ostatné doklady dokumentujúce prekážku v práci, prácu nadčas a iné.), musia byť učtárni odovzdané najneskôr prvý pracovný deň nasledujúceho mesiaca, kedy skutočnosť vznikla.

Podkladom pre výplatu miezd je prezenčná listina pracovníka.

Pracovník predkladá prezenčnú listinu spolu s dokladmi, dokumentujúcimi neodpracované hodiny, dni, personálnemu oddeleniu na prekontrolovanie. Za pravdivosť údajov na prezenčnej listine zodpovedá v prvom rade pracovník, predkladajúci prezenčnú listinu, v druhom rade jeho nadriadený, čo potvrdzujú svojím podpisom. Personálne oddelenie kontroluje prezenčnú listinu v zmysle dodržiavania všeobecne platných právnych predpisov.

Prezenčná listina po prekontrolovaní spolu s dokladmi sú doručené mzdovej pracovníčke na likvidáciu miezd. Mzdový pracovník preverí formálnu správnosť a úplnosť predkladaných dokladov a realizuje spracovanie miezd.

Mzdový pracovník spracuje mzdy a celkovú rekapituláciu do 10. dňa v mesiaci, uskutočňuje rôzne odvody finanč. prostriedkov, odovzdá do pokladne na vyplatenie (dohody), resp. pri výplatách (bezhotovostne prostredníctvom banky) vyhotoví príkaz na úhradu a odovzdá účtovníčke. Rekapituláciu miezd odovzdá účtovníčke na zaúčtovanie.

Podklady na výplatu odmien predkladá vedúci organizácie na spracovanie.

Platy sa vyplácajú na základe zúčtovacích a výplatných listín, ktoré musia obsahovať poukazovaciu doložku a to pri poskytovaní preddavkov, ako aj pri vyúčtovaní platov na konci výplatného obdobia. Výplaty sú uskutočňované 1 krát mesačne prevodným príkazom na účet zamestnancov. Výplata mimo výplatných termínov sa môže uskutočniť len v ojedinelých prípadoch (nástup na dovolenku, na vojenskú službu) len na základe žiadosti zamestnanca, ktorú po predložení overujúcich dokladov schvaľuje personálne odd.

Časť X VII. Doklady, ktoré podliehajú schváleniu riaditeľom.

Písomný súhlas riaditeľa knižnice sa vyžaduje pri zabezpečovaní týchto hosp. operácií:

  1. Pri uzatváraní zmlúv – kúpno – predajných, obchodných o diele, autorských, nájomných
  2. Pri objednávkach , ktorými sa zabezpečuje zákon č. 263/93 v znení neskorších predpisov o verejnom obstarávaní tovarov, služieb a verejných prác (pri tovare nad 500 tis. Sk a pri prácach nad 1.mil. Sk bez DPH)
  3. Dohody o pracovnej činnosti a vykonaní prác.

Časť XVIII. Záverečné ustanovenie

  1. Všetky účtovné doklady opatrené predpísanými náležitosťami sa musia doručiť včas a kompletne, aby ich bolo možné preskúmať a zabezpečiť ich úhradu a bežne zaúčtovať v stanovených termínoch.
  2. Zodpovední pracovníci, ktorí pri výkone svojej funkcie prídu do styku s účtovnými dokladmi, sú povinní dodržiavať termíny určené najmä pre splatnosť faktúr a vyúčtovanie poskytnutých preddavkov.
  3. Pracovníci, ktorí sú zodpovední za správny obeh faktúr a ostatných účtovných dokladov, znášajú všetky dôsledky vyplývajúce z oneskorených úhrad faktúr ak ich zapríčinili. (penále, pokuty a pod.)
  4. Každý pracovník je zodpovedný za bezchybné plnenie úloh v zmysle svojej pracovnej náplne.

Predsedu a členov komisie menuje štatutár. Zmena členov a predsedu komisie sa uskutočňuje príkazom riaditeľa.

Táto smernica nadobúda účinnosť dňa 1.4.2005.


V Košiciach 1.4.2005

JUDr. Ján Gašpar
Riaditeľ

Príloha:

č.1: Návrh na vyradenie majetku pdf súborpdf

Denník
* Hlavná kniha
* Zborník
* Čerpanie rozpočt. prostriedkov - mesačná zostava
* Pokladničná kniha pre rozpočtové hospodárenieKniha došlých a odoslaných faktúr

Štvrťročné zostavy :
- Výkaz o plnení rozpočtu a o plnení vybraných finančných ukazovateľov rozpočtových
organizácií štátu (FIN RO 1-04)
- Súvaha (Súvaha Uč ROPO SFOV 1-01)
- Časť B Náklady rozpočtových organizácií Výkazu ziskov a strát (Výkaz ziskov a strát
Úč ROPO SFOV 2-01)
Ročne: Poznámky